Fortegnelse over behandling af personoplysninger

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en idrætsforening i medfør af persondataforordningen. Idrætsforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer), jf. Vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger, udgivet af DIF og DGI.

Den sidste kolonne skal udfyldes og ajourføres løbende af foreningen.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: Nordborg Taekwondo Klub, Skolevej 4, 6430 Nordborg, CVR: 30252373

Data for seneste ajourføring af dokumentet: 09-05-2019

  1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

 

Følgende bestyrelsesmedlemmer:

 

  1. Hvad er formålene med behandlingen?
  1. Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
  2. Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved turneringsadministration til idrætsorganisationer
  3. Indhentelse af børneattester
  4. Hensyntagen til skader og helbredsforhold
  5. Udbetaling af godtgørelser og lign.
  1. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Almindelige personoplysninger:

  1. Navn
  2. Mailadresse
  3. Telefonnummer
  4. Adresse
  5. Køn
  6. Ind-udmeldingsdato
  7. Fødselsdato
  8. Bankkontooplysninger

 

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  1. CPR-nummer
  2. Helbredsoplysninger
  3. Oplysninger om strafbare forhold
  1. Hvem behandler vi oplysninger om?

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

  1. Medlemmer, herunder også æresmedlemmer
  2. Ledere
  3. Trænere
  4.  
  1. Hvem videregives oplysningerne til?
  1. Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DGI og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri
  2. Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger
  3. Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til tredje part, som driver klubbens medlemssystem

 

  1. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?
  1. Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer

i op til år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 3 år efter virket er ophørt.

  1. Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
  2.  Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke
  1. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?

Vi opbevarer alle personoplysninger i foreningen via tredje parts system,  som er beskyttet af password, som kun bestyrelsen kender til

  1. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

 

Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.

 

  1. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?

 

Vores IT-system kan følgende:

  1. Foretage automatisk sletning
  2. Give notifikationer om databehandlingsopgaver, der skal udføres, herunder om kontrol og ajourføring af data